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Quinta, 22 de junho de 2017 por Redação Boa Diversão

Dicas para não cair em armadilhas ao promover um evento

Por Allan Sant’Anna, Presidente da ASSENRIO

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Foto: Raphael Medeiros

Allan Sant'Anna, presidente da ASSENRIO e um dos sócios do GBD

O presidente da Associação de Entretenimento do Estado do Rio de Janeiro (ASSENRIO), Allan Sant’Anna, atuante no mercado de entretenimento há mais de 15 anos, sendo ainda um dos sócios do Grupo BoaDiversão que abrange os portais RioFesta, BoaDiversão e Ingresso Certo, lista nesta entrevista dicas para àqueles que têm interesse em produzir um evento não cairem em armadilhas. Confira:

1. Organize-se com planilhas de planejamento financeiro - é necessário estar bem organizado com tudo o que diz respeito aos valores que precisarão ser pagos para garantir que o evento em questão aconteça como você deseja. Faça o orçamento, mas tenha todo o capital do evento em caixa, para que não dependa apenas da bilheteria.

2. Monitoramento do apelo das atrações - Reserve boa parte do orçamento para o pagamento das atrações, que normalmente compromete boa parte do orçamento e o pagamento em alguns casos é antecipado. Contudo, se faz necessário realizar um estudo da relevância e apelo das atrações, pois caso a mesma não esteja em evidencia, a venda de ingressos pode ser abaixo de sua expectativa, comprometendo todo o orçamento do evento.

3. Contrate uma equipe capacitada - Ao escolher uma equipe capacitada, a probabilidade de ter prejuízo será muito menor, pois cada profissional deve estar preparado para agir da maneira mais econômica possível.

4. Contato com a Prefeitura - A realização de eventos em áreas públicas e privadas, além de estabelecimentos fechados, requer que os produtores entrem em contato com a prefeitura da cidade onde o evento ocorrerá ou estudem o processo de legalização do Município. Há informações importantes, além de exigências fundamentais para realizar um evento.

5. Tenha as autorizações necessárias para o evento acontecer - Muitos produtores ficam no prejuízo porque o planejamento não inclui as autorizações necessárias . Pensando nisso, lembre-se que é melhor se assegurar e evitar possíveis multas.
a. Fique atento a todas as legislações referente ao direito do entretenimento, as liberações dos órgãos responsáveis pela realização do evento, como: CETRio, Iphan, Policia Militar, Corpo de Bombeiros, Lei do Direito Autoral – ECAD entre outros, inclusive para certificar que seu evento seja legalizado com sucesso, há empresas especializadas em legalizar eventos;
b. A documentação obrigatória é relativa quanto ao local, número de convidados e até se haverá menores na sua festa. Por exemplo, se houver menores de 18 anos, você precisará de um alvará para entrada e permanência de menores desacompanhados de pais ou responsáveis legais no local do evento
c. Já para tirar o licenciamento do evento você certamente vai precisar de documentos como:
I. Contrato e certificado da empresa de segurança contratada com as medidas a serem adotadas pela mesma;
II. Medidas de limpeza que serão feitas;
III. Contrato de locação do local (se for privado);
IV. Termo de responsabilidade devidamente preenchido e assinado;
V. Cópia de comunicação à Polícia e ao Corpo de Bombeiro da sua cidade;
VI. Contrato com empresa de segurança;
VII. Laudo Técnico de Segurança, acompanhado da Anotação de Responsabilidade Técnica.

6. Providencie a infraestrutura com antecedência - Se você optou por um espaço que não tem toda infraestrutura desejada, combine com o seu fornecedor de preparar o espaço com os elementos necessários. Para isso, trabalhe em constante contato com seus fornecedores e estabeleça prazos e um cronograma.

7. Escolha bem os seus fornecedores - Após fazer o seu planejamento, será preciso levantar qual tipo de apoio você irá precisar. É ideal que você conte com a ajuda de fornecedores de confiança e que te darão suporte antes, durante e após a realização do evento. Esteja em constante comunicação com eles, esclareça prazos e cronograma e defina o papel de cada um.

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    • Marcel Mingus:

      Adorei todas as dicas! Mas escolhi o Reveillon on boar pois posso pagar em 10x no cartão ;) É essa festa aqui do link: http://bit.ly/2iEkfDc.

      Se mais alguém for me avisa pra gente se encontrar :)
      Marcel

    • Sheila de Mesquita Macedo:

      Um bar que te teletransporta para outras dimensões...Games, quadrinhos, filmes, seriados, além de um ótimo atendimento, comidinhas e bebidas temáticas!!

    • Viviane S. Ferreira de Mendonça:

      Gostaria de saber se a compra de ingresso meia entrada é filiada a algum banco ou se refere mesmo a idosos e etc?

    • Ana Paula Carminati:

      poxa muito caro meus filhos se animaram mais este valor nao da,

    • Larissa Costa:

      Olá, a data foi divulgada errada, o show será no domingo, dia 23/10 e não no sábado!

      O link do evento no facebook:

      https://www.facebook.com/events/1179321258777815/

    • Flávio Cavicchiolli:

      Austria também!!!!